第一作者 北京三星九千認(rèn)證中心 寇雷
第二作者 北京神舟時(shí)代認(rèn)證中心 張莉
2011年8月11日
在目前的審核過程中，有相當(dāng)一部分審核員乃至高級(jí)審核員，對現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)審核活動(dòng)的目的和意義理解、認(rèn)識(shí)不到位；尤其在現(xiàn)場見證審核計(jì)劃的編制過程中，更是存在不少錯(cuò)誤的理解和認(rèn)識(shí)，對現(xiàn)場見證審核計(jì)劃編制的要求掌握不全面，常常導(dǎo)致后續(xù)的現(xiàn)場見證審核活動(dòng)有效性不好或起不到應(yīng)有的作用。
在GB/T19011-2003《質(zhì)量和(或)環(huán)境管理體系審核指南》標(biāo)準(zhǔn)的7.6“審核員的評(píng)價(jià)”條款中，明確提出了：“應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核方案程序，對審核員和審核組長的評(píng)價(jià)進(jìn)行策劃、實(shí)施和記錄，以提供客觀、一致、公正和可信的結(jié)果”的要求。”
在《質(zhì)量管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2版 (修訂1))》、《環(huán)境管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2版)》和《職業(yè)健康安全管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版)》的3.3.1條款中，也均對質(zhì)量管理體系(以下簡稱QMS)、環(huán)境管理體系(以下簡稱EMS)和職業(yè)健康安全管理體系(以下簡稱OHSMS)審核員注冊申請人和高級(jí)審核員注冊申請人的審核現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)提出了明確的要求。
由此可見，對QMS、EMS、OHSMS審核員或高級(jí)審核員申請人實(shí)施現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)的目的，是通過見證評(píng)價(jià)人員對申請人在整個(gè)審核過程中的表現(xiàn)，對其個(gè)人素質(zhì)、審核原則、審核技能、組織管理能力等情況進(jìn)行客觀的觀察和評(píng)價(jià)，對申請人是否適宜注冊審核員或高級(jí)審核員做出評(píng)價(jià)結(jié)論；這是審核員成長過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。
同時(shí)，現(xiàn)場見證活動(dòng)還能夠使被見證人員從中獲取見證評(píng)價(jià)的反饋信息，以便對自己的審核過程進(jìn)行思考和適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，促進(jìn)見證評(píng)價(jià)過程有效性的提高。
在此，筆者謹(jǐn)以多年的審核經(jīng)驗(yàn)和對相關(guān)規(guī)則的理解，對現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)審核計(jì)劃的編制思路、方法和要點(diǎn)做一些探討。
一、對審核員申請人、高級(jí)審核員申請人的見證要求：
對各級(jí)別審核員的審核條款、審核技能和審核過程的見證要求見表1：
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見證要求 |
審核員申請人 |
高級(jí)審核員申請人 |
依據(jù) |
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審核條款 |
GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001 標(biāo)準(zhǔn)所有條款 |
不涉及GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001標(biāo)準(zhǔn)的具體條款。 |
《質(zhì)量管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版 (修訂1))》、《環(huán)境管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版)》和《職業(yè)健康安全管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版)》的 |
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審核技能 |
1、正確運(yùn)用審核原則、程序和技術(shù)； 2、根據(jù)審核計(jì)劃的分工對審核活動(dòng)進(jìn)行有效的策劃和組織，并按商定的時(shí)間表進(jìn)行審核； 3、優(yōu)先關(guān)注重要問題； 4、通過有效地面談、傾聽、觀察和對文件、記錄和數(shù)據(jù)的評(píng)審來收集信息； 5、驗(yàn)證所收集信息的準(zhǔn)確性； 6、形成審核發(fā)現(xiàn)，準(zhǔn)備審核結(jié)論； 7、確認(rèn)審核證據(jù)的充分性和適宜性以支持審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論； 8、評(píng)定影響審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論可靠性的因素； 9、準(zhǔn)確判定質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系的適宜性、充分性和有效性； 10、使用工作文件記錄審核活動(dòng)； 11、通過個(gè)人的語言技能或通過翻譯人員有效地溝通。 |
1、對審核進(jìn)行總體策劃并在審核中有效地利用資源； 2、代表審核組與審核委托方和受審核方進(jìn)行溝通； 3、組織和指導(dǎo)審核組成員開展審核工作； 4、為實(shí)習(xí)審核員提供指導(dǎo)和指南； 5、領(lǐng)導(dǎo)審核組得出審核結(jié)論； 6、預(yù)防和解決沖突； 7、編制和完成審核報(bào)告； 8、主持首次、末次會(huì)議。 |
1、QMS：《質(zhì)量管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版 (修訂1))》中 2、EMS:《環(huán)境管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版)》中 3、OHSMS：《職業(yè)健康安全管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版)》中 |
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審核過程 |
1、現(xiàn)場審核活動(dòng)的準(zhǔn)備； 2、現(xiàn)場審核活動(dòng)的實(shí)施 |
1、文件評(píng)審的實(shí)施； 2、現(xiàn)場審核活動(dòng)的準(zhǔn)備； 3、現(xiàn)場審核活動(dòng)的實(shí)施； 4、審核報(bào)告的編制、批準(zhǔn)和分發(fā) |
GB/T19011-2003標(biāo)準(zhǔn) |
不是所有的審核項(xiàng)目都適宜用來作為現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)項(xiàng)目的，見證項(xiàng)目對審核類別和審核類型都有具體的要求；詳見表2。
表2 見證項(xiàng)目對審核類別和審核類型的要求
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被見證 人 員 |
審核類別 |
審核類型 |
備 注 |
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單個(gè)或多個(gè)完整體系審核 |
單個(gè)或多個(gè)部分體系審核 |
完整體系審核 + 部分體系審核 |
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審核員 申請人 |
適用 |
適用 |
適用 |
1、第三方審核經(jīng)歷； 2、第二方審核經(jīng)歷，應(yīng)從CCAA承認(rèn)的二方審核機(jī)構(gòu)獲得； 3、認(rèn)可、評(píng)審、評(píng)價(jià)經(jīng)歷，應(yīng)從CCAA承認(rèn)的認(rèn)可、評(píng)審、評(píng)價(jià)活動(dòng)中獲得。 |
1、任何體系一階段的審核都是不適宜用來進(jìn)行見證的； 2、盡管部分體系審核項(xiàng)目可以用來對審核員申請人實(shí)施見證，但在審核資源充足的情況下，不是最優(yōu)選項(xiàng)； 3、適宜時(shí)，應(yīng)： ①首選第三方審核經(jīng)歷； ②審核員申請人首選完整體系審核； ③審核員申請人參加被見證項(xiàng)目的一、二階段審核。 |
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高級(jí)審核 員申請人 |
適用 |
不適用 |
只適用于完 整體系審核 |
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三、審核計(jì)劃編制要點(diǎn)：
下面由簡入繁，分別對各級(jí)別審核員申請人見證審核計(jì)劃的編制要點(diǎn)予以說明。
3.1 審核計(jì)劃編制的通用要求：
3.1.1一般情況下，審核計(jì)劃編制的通用要求有以下幾個(gè)方面：
——計(jì)劃應(yīng)清楚表明是哪幾種管理體系結(jié)合，是何種類別的結(jié)合；
——審核的目的、依據(jù)準(zhǔn)則、審核領(lǐng)域、審核類型；
——審核的范圍，通常包括擬申請或已認(rèn)證范圍內(nèi)的所有產(chǎn)品/服務(wù)\過程和活動(dòng)、組織單元及其實(shí)際位置，以及組織權(quán)限所轄的區(qū)域等；
應(yīng)注意的是，審核范圍不應(yīng)超出認(rèn)證客戶的營業(yè)執(zhí)照和涉及的法律法規(guī)所規(guī)定的范圍；
——審核的范圍，通常包括擬申請或已認(rèn)證范圍內(nèi)的所有產(chǎn)品/服務(wù)\過程和活動(dòng)、組織單元及其實(shí)際位置，以及組織權(quán)限所轄的區(qū)域等；
應(yīng)注意的是，審核范圍不應(yīng)超出認(rèn)證客戶的營業(yè)執(zhí)照和涉及的法律法規(guī)所規(guī)定的范圍；
——受審核方的聯(lián)系人和管理者代表。
——進(jìn)行現(xiàn)場審核活動(dòng)的日期和地點(diǎn)；
——審核組的組成以及審核日程的安排和審核分工等內(nèi)容；
——現(xiàn)場審核活動(dòng)預(yù)期的時(shí)間和期限，包括與受審核方管理層的會(huì)議及審核組會(huì)議；
——審核組成員的分工和注冊級(jí)別；
——向?qū)徍说年P(guān)鍵區(qū)域配置的適當(dāng)資源（如專家）；
——一天工作時(shí)間不低于8小時(shí)，半天工作時(shí)間不低于4小時(shí)；
——審核組內(nèi)部審核分工合理，專業(yè)條款除應(yīng)安排專業(yè)審核員審核，還應(yīng)考慮受審核方產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的專業(yè)特點(diǎn)與審核員的專業(yè)特點(diǎn)相匹配；
——結(jié)合審核，確保單體系審核時(shí)間滿足要求；
——審核計(jì)劃應(yīng)基于過程做出安排；
——審核計(jì)劃應(yīng)包括現(xiàn)場審核抽樣方案的策劃。
適當(dāng)時(shí)，審核計(jì)劃還應(yīng)當(dāng)包括：
——當(dāng)審核工作和審核報(bào)告所用語言與審核員和（或）受審核方的語言不同時(shí)，審核工作和審核報(bào)告所用的語言；
——審核報(bào)告的主題；
——后勤安排（交通、現(xiàn)場設(shè)施等）；
——保密事宜；
——審核后續(xù)活動(dòng)。
3.1.2對于監(jiān)督審核計(jì)劃和再認(rèn)證審核計(jì)劃，除上述通用要求外還應(yīng)包括：
——上次不符合項(xiàng)采取的糾正措施的驗(yàn)證；
——管理體系持續(xù)改進(jìn)的策劃和進(jìn)展；
——管理體系的變更，包括文件的變化；
——投訴的處理（包括對投訴記錄的調(diào)閱）及相關(guān)方信息（國家地方抽查、曝光）。
3.2 審核員申請人的現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)審核計(jì)劃：
受QMS審核的分工限制，審核員申請人無法在一次現(xiàn)場審核中完成GB/T19001全部條款的見證評(píng)價(jià)。
EMS、OHSMS則與QMS見證計(jì)劃不同，EMS或(和)OHSMS的現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)審核計(jì)劃在策劃充分、分工合理的前提下，可以做到審核員申請人在一次現(xiàn)場審核中完成GB/T24001或(和)GB/T28001全部條款的見證。
審核員申請人現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)審核計(jì)劃除了應(yīng)滿足3.1所述要求外，還應(yīng)關(guān)注以下要點(diǎn)，詳見表3。
表3 審核員申請人現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)計(jì)劃編制
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體系 |
第一次 見 證 |
第二次 見 證 |
補(bǔ)充見證 或多次見證 |
編制要點(diǎn) |
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個(gè)性要點(diǎn) |
共性要點(diǎn) |
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QMS |
專業(yè)條款（7.1、7.3、 |
第一次見證剩余的其他條款 |
前幾次見證剩余的條款或指定的需補(bǔ)充見證條款 |
1、當(dāng)審核員申請人或見證評(píng)價(jià)人員具備專業(yè)能力時(shí)，將其捆綁在一起進(jìn)行審核，即可滿足對專業(yè)條款的見證要求； 2、需要注意的是，鑒于相當(dāng)多的企業(yè)都刪減了標(biāo)準(zhǔn)的7.3條款，而按照目前CCAA的相關(guān)注冊要求，如不能將專業(yè)條款在一次見證中全部完成的話，就意味著有可能需要針對尚未見證的專業(yè)條款進(jìn)行第三次補(bǔ)充見證。 |
1、組長在策劃審核分工前，應(yīng)先和審核員申請人溝通，了解其是否已進(jìn)行過見證； 2、當(dāng)審核員申請人和見證評(píng)價(jià)人員均不具備專業(yè)能力時(shí)，可配備技術(shù)專家，將審核員申請人、見證評(píng)價(jià)人員和技術(shù)專家捆綁在一起進(jìn)行審核，也可滿足對專業(yè)條款的見證要求；但在某些情況下，這種情況是不適宜的，此時(shí)很容易造成審核深度不夠、審核不到位的情況；如建筑施工企業(yè)； 3、如審核員申請人、見證評(píng)價(jià)人員均不具備專業(yè)能力，組內(nèi)也未配備技術(shù)專家時(shí)，則只能見證非專業(yè)條款。 4、適宜時(shí)，在編制第一次見證計(jì)劃時(shí)，可盡量地多見證一些條款，而且不要拆分過程或部門(如僅安排對管理層的部分條款實(shí)施見證)，以利于后續(xù)見證計(jì)劃的安排。 |
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專業(yè)條款( |
當(dāng)審核員申請人或見證評(píng)價(jià)人員具備專業(yè)能力時(shí)，將其始終捆綁在一起審核專業(yè)條款主控部門和生產(chǎn)現(xiàn)場，同時(shí)審核包括領(lǐng)導(dǎo)層和 |
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OHSMS |
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QMS、EMS、OHSMS的任意組合 |
1、需同時(shí)滿足上述各項(xiàng)要求； 2、另外，為了同時(shí)滿足所有要求，可能會(huì)出現(xiàn)不得不拆分部門或條款的情況；例如在一個(gè)QMS+EMS+OHSMS的二階段審核中，為給申請人單獨(dú)見證EMS部分，將辦公室的QMS和OHSMS部分剝離出去，在其他時(shí)間段由其他審核員實(shí)施審核；這就意味著需要由兩個(gè)小組分別對辦公室進(jìn)行兩次審核。 |
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3.3 高級(jí)審核員申請人的現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)審核計(jì)劃：
對高級(jí)審核員申請人的見證，主要是見證其對整個(gè)審核過程的控制能力，而不是對標(biāo)準(zhǔn)條款的理解程度。
對高級(jí)審核員申請人現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)審核計(jì)劃除了應(yīng)滿足3.1所述要求外，還應(yīng)關(guān)注以下要點(diǎn)，詳見表4：
表4 高級(jí)審核員申請人現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)計(jì)劃編制要點(diǎn)
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體系 |
編制要點(diǎn) |
備注 |
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QMS或EMS 或OHSMS |
1、組內(nèi)除見證評(píng)價(jià)人外，還應(yīng)配備至少一名其他級(jí)別審核員； 2、適宜時(shí)，可以考慮將高級(jí)審核員申請人和見證評(píng)價(jià)人捆綁在一起審核一個(gè)部門，如領(lǐng)導(dǎo)層；此時(shí)無需考慮高級(jí)審核員申請人或見證評(píng)價(jià)人是否具備專業(yè)能力； 3、QMS+EMS+OHSMS結(jié)合審核時(shí)，可以通過在審核組設(shè)置大組長、小組長的方式給擔(dān)任小組長的申請人實(shí)施見證；例如：大組長為QMS+EMS組長，小組長為OHSMS組長，則可以安排對小組長實(shí)施OHSMS見證。 |
1、無論是QMS、EMS、OHSMS或其任意組合的完整體系結(jié)合審核，均可以安排對不同體系申請人的見證； 2、如果見證項(xiàng)目是某個(gè)體系的完整體系和其他體系的部分體系審核時(shí)，則只能對完整體系部分的內(nèi)容實(shí)施見證；例如：審核項(xiàng)目是QMS二階段+EMS監(jiān)督審核+OHSMS監(jiān)督審核，則只能對高級(jí)審核員申請人的QMS部分實(shí)施見證。 |
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QMS、EMS、 OHSMS的任 意組合 |
3.4 在一個(gè)結(jié)合審核項(xiàng)目中同時(shí)對審核員申請人和高級(jí)審核員申請人實(shí)施不同體系的見證：
在各種現(xiàn)場見證審核計(jì)劃中，真正難以編制的，是在一個(gè)結(jié)合審核項(xiàng)目中既發(fā)生對審核員申請人的見證，同時(shí)又要對高級(jí)審核員申請人進(jìn)行見證的情況。
此時(shí)，對審核員申請人、高級(jí)審核員申請人的審核條款、審核技能和審核過程的見證要求，以及審核計(jì)劃的編制要點(diǎn)均同前；要同時(shí)滿足對審核員申請人和高級(jí)審核員申請人的所有見證要求。
此類計(jì)劃的編制思路，是先難而后易；即首先考慮在滿足審核員申請人的見證要求的前提下，再滿足對高級(jí)審核員申請人的見證要求。
需要重點(diǎn)關(guān)注是，不能在同一個(gè)部門或過程的審核中，將審核員申請人、高級(jí)審核員申請人和見證評(píng)價(jià)人捆綁在一起審核；這樣的審核是無法實(shí)施見證活動(dòng)的。
還需要注意的是，按照目前的相關(guān)要求，在一個(gè)多體系審核項(xiàng)目中同時(shí)對審核員申請人和高級(jí)審核員申請人實(shí)施相同體系的見證是不被接受的。
另外，按照過程審核方法的要求，在策劃審核時(shí)間安排時(shí)，審核時(shí)間應(yīng)確保審核深度，應(yīng)首先保證專業(yè)條款主控部門的審核時(shí)間，而不能一碗水端平，將時(shí)間和審核分工平均分配；對專業(yè)條款主控部門的審核用時(shí)和對非專業(yè)條款主控部門的審核用時(shí)肯定是不同的。
現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)審核計(jì)劃編制的合理性、有效性和可操作性，直接關(guān)系到見證審核活動(dòng)的有效性和被見證人員的見證結(jié)論，需要引起審核組長足夠的重視。
而審核組長編制現(xiàn)場見證評(píng)價(jià)審核計(jì)劃的水平，尤其是對現(xiàn)場見證審核計(jì)劃編制要點(diǎn)的把握，則需要一定的審核實(shí)踐的積累；這是一個(gè)在遵循相關(guān)要求的前提下，不斷地思考、提煉和總結(jié)，從量變到質(zhì)變的循序漸進(jìn)的過程。
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